Office System

 Office System-அலுவலக முறைமை

Pdf தேவைப்படுவோர் Contact Form  ஊடாக தொடர்பு கொள்ளுங்கோ 

அலுவலகத்தின் நோக்கம் அல்லது நோக்கங்கள் சிலவற்றை அடையப்பெற ஏற்கனவே திட்டமிடப்பட்ட ஒன்றுடன் ஒன்று இணைந்த வேலைகள் தொடர்பான செயற்பாட்டு முறைமையினை அலுவலக முறைமை என வரைவிலக்கணப்படுத்தலாம். அலுவலக செயற்பாடு வலைப்பின்னலாகவும் ஒன்றுடன் ஒன்று இணைந்ததாகவும் காணப்படும்.

அலுவலக முறைமையின் இடம் பெறுகின்ற முக்கியமான விடயங்கள்

1) அலுவலக முறைமையில் நிறுவனத்துடன் தொடர்புடைய வேலைகளை கூறு போடுதல்

2) நிறுவனத்துடன் தொடர்புடைய வேலைகளை வரிசைக் கிரமமாக்கி செயற்படும் முறையினை ஒழுங்கு படுத்துதல்

3) அலுவலக முறைமையினை உரிய முறையில் செயற்படுத்துவதற்கான ஆற்றல் நிறுவன தலைவருக்கும் ஏனைய அலுவலகர்களுக்கும் காணப்படல்

4) நிறுவனத்தில் காணப்படும் செயற்பாடுகள் அனைத்தையும் ஒன்றிணைத்து செயலொழுங்கு முறையினை உருவாக்குதல்

5) செயலொழுங்கு முறைகள் ஒன்றிணைந்து அலுவலக முறைமை தோற்றம் பெறுகின்றது

அலுவலக முறைமையின் முக்கியத்துவம்

1) சிறந்த அலுவலக முறைமை காணப்படும் போது அலுவல்களைச் செய்வது இலகுவாவதுடன் வேலை செய்வதற்கான உகந்த சூழல் உருவாதல்

2) வினைத்திறனுடன் வேலை செய்வதற்கேற்ப ஆற்றல் உருவாவதால் வேலைகளை வினைத்திறனுடன் செய்ய இயலுமாயிருத்தல்

3) எந்தவொரு வேலையினை செய்வதற்குரிய காலம் உழைப்பு குறைவதனால் செலவு குறைதல்

4) சிறந்த அலுவலக முறைமை உருவாகின்றமையால் விசாரணை இலகுவாதல்

5) சிறந்த அலுவலக முறைமையில் அனைத்து சட்டங்கள் கட்டளைகள் நடைமுறைகள் பற்றிய அறிவு தெளிவு அதிகரிப்பதனால் பிழைகளை குறைத்து கொள்ள இயலுமாயிருத்தல்

6) சிறந்த நிர்வாக முறைமை உருவாதல்

7) ஒவ்வொரு அலுவலர்களினதும் கடப்பாடுகள் கடமைகள் பொறுப்புக்கள் என்பன தெளிவாக குறிப்பிடப்படுவதனால் அலுவலக முறைமை உருவாதல்

விசேட உத்தியோகத்தர் மூலமாக பேணப்படுகின்ற கடிதங்கள் பற்றிய பதிவேடு ஒன்றில் உள்ளடக்கப்படுகின்ற விடயங்கள்

கிடைக்கும் கடிதங்கள் பதிவேடு என்பது நிறுவனமொன்றுக்கு கிடைப்பவை தொடர்பாக விபரமாக வைத்துக் கொள்ளும் அறிக்கையாகும். விடயத்திற்கு பொறுப்பான அலுவலர் தனக்கு கிடைக்கப் பெற்ற கடிதங்கள் தொடர்பாக முழுமையான தகவல்களை உரிய நேரத்தில் வழங்குவதற்கு பதிவேட்டினை தயாரித்து அதன் மூலம் பராமரிக்க வேண்டும். இத்தகைய பதிவேட்டின் இடம்பெற வேண்டியவை

1) தொடர் இலக்கம்

2) கடிதம் கிடைக்கப் பெற்ற திகதி

3) எனது இலக்கம் உமது இலக்கம்

4) யாரிடமிருந்து கிடைக்கப் பெற்றது

5) காரணம் 

6) பதில் அனுப்பிய கோவை

7) தற்காலிக பதில் தொடர்பான விபரம்

8) இறுதி பதில் தொடர்பான விபரம்

இத்தகைய கடித பதிவேட்டினை அனைத்து எழுதுநர்களும் வைத்திருத்தல் வேண்டும். இத்தகைய கடித பதிவேட்டினை பயன் படுத்துவதனால் கடிதங்கள் தொலைதல் குறைவடைவதோடு அலுவலகத்திற்கு எந்த வகையான கடிதங்கள் வந்தாலும் இத்தகைய கடித பதிவேட்டில் குறித்தல் வேண்டும். இந்த பதிவேடு வேலைபார்க்கும் உத்தியோகத்தருக்கு மிகவும் உதவியாக இருக்கும்.

அலுவலக குறிப்பு

முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் மூலம் கோவையொன்று பதவி நிலை உத்தியோகத்தருக்கு சமர்ப்பிக்கும் போது குறிப்பிடல் கட்டாயம் கையாளப்பட வேண்டும். அத்தகைய குறிப்பு விளைதிறனாக இருப்பது முறையாக எழுதப்படின் மாத்திரமே. குறிப்பு என்பதன் மூலம் கருதப்படுவது யாதெனில் ஏதாவது எழுத்தாவணம் தொடர்பான சரியான விடயத்தை செய்வதற்கு வசதியாக அறிக்கைப் படுத்தும் எழுத்து மூல சாட்சியமாகும். ஆகையினால் அத்தகைய குறிப்பொன்றில் அடிப்படை விடயங்கள் பல அடங்குதல் வேண்டும். 

கடிதத்திற்கு பதவி நிலை உத்தியோகத்தரின் கவனம் ஈர்க்கப்படல் வேண்டும். இதற்காக

1) கடிதத்தினை கோவைப்படுத்தும் போது அதற்காக இலக்கமொன்றை வழங்குதல்

2) கடிதத்துடன் தொடர்புடைய வேறு ஏதாவது கடிதங்கள் காணப்படின் அதனை பார்வையிட வசதியாக குறுக்கு குறிப்பிடல் வேண்டும்.

கடிதத்தின் சாரம்சத்தினை குறிப்பிடல்

1) புரிந்து கொள்ளும் முகமாக கடிதத்தில் சாரம்சம் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும். 

2) கடிதத்துடன் தொடர்புடைய விடயம் தொடர்பான குறிப்பு சுருக்கமாக இடம் பெற வேண்டும். 

3) அந்தக் குறிப்பில் கடிதத்துடன் தொடர்பான அனைத்து தகவல்களும் உள்ளடக்கப்படல் வேண்டும். 

4) குறிப்பிட்ட கடிதத்துடன் தொடர்புடையவை வேறு கோவையில் காணப்படின் அந்த கோவையில் அடையாளப்படுத்தும் அட்டையினை இணைத்து இலகுவாக பார்வையிட கூடிய வகையில் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும்

5) குறிப்பு அட்டையினை இணைக்கும் போது வேறு குறிப்பு அட்டை மறையாதவாறு இணைத்தல் வேண்டும்.

நோக்கினை சமர்ப்பித்தல்

1) பொய்யான தகவல் கருதுகோளில் பரஸ்பர முரண்பாடுகள் காணப்படின் அது தொடர்பாக சுட்டிக்காட்டுதல்

2) கவனம் செலுத்தப்பட வேண்டிய விடயங்கள் சுருக்கமாகவும் நடுநிலைமையாகவும் சமர்ப்பித்தல் வேண்டும் 

3) ஏதாவது கடிதம் தொடர்பாக சட்ட திட்டங்கள் காணப்படின் அது தொடர்பாக கவனம் செலுத்துதல் முன்னுதாரணம் கட்டளைகள் கொள்கைகள் சட்ட மூலங்கள் என்பன தீர்மானம் எடுக்க தேவையான விடயங்களும் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும்

4) மாற்று சிபார்சு எதுவென்பதனை சமர்ப்பித்தல் வேண்டும். சிபார்சு இன்றேல் தனது நோக்கு சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.

குறிப்பு தெளிவாக எழுதப்படுவதோடு அந்த குறிப்பு தாளை தொடராக இணைத்தல் வேண்டும்

குறிப்பின் இறுதியில் வருடம் மாதம் திகதி என்பனவற்றை இட்டு சுருக்க கையொப்பம் இடப்படல் வேண்டும். 

முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் என்ற வகையில் முறையான அலுவலக குறிப்பு ஒன்றினை எழுதும் போது கவனத்திற் கொள்ள வேண்டிய விடயங்கள்

1) தீரமானம் எடுக்கின்ற உத்தியோகத்தருக்கு முறையான வழியூடாக அனுப்புதல். உதாரணமாக கிளை பிரதானி – நிர்வாக அதிகாரி – உதவிச்செயலாளர் - செயலாளர்

2) குறிப்புக்கு பொருத்தமான கோவைகளுக்கும் கடிதங்களுக்கும் சுட்டியிடல்

3) பிரச்சினை உடைய கடிதத்தின் ஊடே குறிப்பெழுத ஆரம்பித்தல் பந்தி பிரித்தல் இரண்டாம் பந்தியிலிருந்து இலக்கமிடல் 

4) பிரச்சினை உடைய கடிதத்திற்கு சுருக்கம் எழுதுதல்

5) பிரச்சினையை தெளிவாக குறிப்பிடல்

6) சுற்று நிருபம் கட்டளைகள் நியதிகள் தீர்மானங்கள் முன்மாதிரி ஆகியவற்றை சுட்டிக்காட்டல்

7) மாற்றுத் தீர்வுகளை முன்வைத்தல்

8) பொருத்தமான சிறந்த நடைமுறையினை பிரேரணை செய்தல்

9) குறிப்பை சுருக்கமாக எழுதுதல்

10) திகதியினை பூரணமாக எழுதுதல்

11) இறுதியாக கையொப்பமிடல்

12) இயக்க பத்திரத்தினை பயன்படுத்தல்

குறுக்கு குறிப்பு இடல்

சில சமயங்களில் தாள்கள் இரண்டு வேறுபட்ட தலைப்புக்களில் கோப்பிடக் கூடிய வாய்ப்புக்கள் உண்டாகின்றன. அது போன்ற சூழலில் குறுக்குப் பார்வை குறிப்புக்கள் குறிப்பிட வேண்டும் . ஒரு இடத்தில் இல்லாவிட்டாலும் வேறு இடத்தில் இருக்க கூடும் என்ற செய்தியை அறியும் வகையில் அந்த குறுக்கு பார்வை குறிப்பு இருக்க வேண்டும். அப்போது தான் அந்த கடிதம் உண்மையில் எங்கு வைக்கப்பட்டிருக்கின்றது என்று அறிய முடியும்.